Hyvinvointialueilla it-tukeen on kohdistunut tuntuvia ruuhkia, kun ensimmäisiä järjestelmien yhtenäistämiseen tähtääviä muutoksia on otettu käyttöön vuodenvaihteessa.
STT:n haastattelemat neljän hyvinvointialueen tietohallinto- ja digijohtajat kertovat, että ongelmia on tullut vastaan etenkin esimerkiksi käyttäjätunnuksiin, käyttöoikeuksiin ja sähköposteihin liittyen.
Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) digitalisaation ja tiedonhallinnan yksikön johtaja Minna Saario sanoo, että ministeriöissä ollaan tietoisia tietojärjestelmiin liittyvistä haasteista hyvinvointialueilla. Saario sanoo, että muutokset ovat sujuneet suuressa mittakaavassa hyvin.
– Media on kirjoittanut asiasta paljon, ja julkisuudessa olevat tilannetiedot ovat samoja, jotka ministeriöt ovat saaneet, Saario sanoo.
– Monenlaisia häiriöitä on tapahtunut, koska tämä on todella merkittävä ja iso muutos ympäri maata. Mitään isompia ongelmia ei ole kuitenkaan tullut esiin.
Niin ikään Lapin, Varsinais-Suomen, Pirkanmaan ja Keski-Suomen hyvinvointialueilta painotetaan, että suurilta ongelmilta on vältytty.
"Ehkä eniten on ollut kysymysmerkkiä perusasioista"
Sote-uudistuksessa uusilla hyvinvointialueilla yhdenmukaistetaan valtava määrä kuntien ja sairaanhoitopiirien tietojärjestelmiä. Kolmelta hyvinvointialueelta kerrotaan STT:lle, että vuodenvaihteen järjestelmämuutokset ovat liittyneet ensisijaisesti henkilöstö- ja taloushallinnon sekä palkanmaksun järjestelmiin.
Yksi niistä on Lapin hyvinvointialue. Tietohallintojohtaja Mikko Päkkilä sanoo, että alueella on koettu lähinnä yksittäisiä ongelmia tietojärjestelmiin ja -teknologian toimivuuteen liittyen.
– Niitä on korjattu sitä mukaa, kun niitä on ilmennyt. Toiminnallemme ei ole tullut niistä vakavaa haittaa. Totta kai vuodenvaihteessa painetta tuli it-tukipalvelupuolelle normaalia enemmän, kun oli paljon uusia käytäntöjä ja järjestelmiä, Päkkilä sanoo.
Uusien järjestelmien osalta käyttöönotto on ollut Lapissa ajankohtaista myös viestintäjärjestelmissä. Hyvinvointialueilla otettiin vuodenvaihteessa laajasti käyttöön uusia intra- ja internetpalvelusivustoja sekä sähköposteja.
Päkkilän mukaan hankaluuksia on ilmennyt sähköpostijärjestelmän vaihdoksessa ja siihen liittyvässä viestihistorian siirrossa sekä käyttöoikeuksissa, joiden käsittely on ruuhkautunut. Sujuvimmin käyttöönotto on onnistunut intranetissä ja internet-palvelusivustolla.
Päkkilä sanoo, että toiminnan käynnistämisvaiheessa hyvinvointialueella on luotettu pitkälti jo olemassa olleisiin järjestelmiin.
– Ei-kriittisisten tietojärjestelmien käyttöönottoa on jouduttu lykkäämään, koska vuodenvaihteessa ei voinut toteuttaa aivan kaikkea riskittömästi. Valmisteluun ja varautumiseen käytettävissä ollut aika oli varsin lyhyt ja organisaation muutos suhteellisen laaja, Päkkilä kertoo.
– Kokonaisuutena näin iso muutos näin pienellä aikavälillä on mennyt hienosti. Käyttäjämmekin ovat olleet ilahduttavan kärsivällisiä, hän jatkaa.
Keski-Suomen hyvinvointialueen digijohtaja Jari Porrasmaa sanoo alueen it-tuen ruuhkautuneen alkuvuonna jonkin verran. Keskisuomalainen uutisoi noin viikko sitten, että ruuhkassa oli tuolloin noin tuhat tukipyyntöä.
– Ehkä eniten on ollut kysymysmerkkiä perusasioista, esimerkiksi käyttäjätunnuksista, kun hyvinvointialueen myötä tulevat uudet tunnukset. Ongelmia pyrittiin kuitenkin ennakoivasti taklaamaan, työntekijöitä on kannustettu ottamaan tunnuksia käyttöön jo joulukuussa.
Keski-Suomessa järjestelmämuutokset koskivat ensi kädessä juuri palkanmaksun ja talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä sekä sähköpostia. Alueella on lisäksi tehty jonkin verran pienempiä muutoksia yksittäisiin sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestelmiin.
Pirkanmaalla ongelmat nostattivat kritiikkiä
Pirkanmaan hyvinvointialueen tietohallintojohtaja Pasi Lehmus sanoo, että tietojärjestelmien kanssa on tullut vastaan monenlaisia mutta ei kovin suuria ongelmia. Osa ongelmista on esimerkiksi viime aikoina koskenut siirtymistä uuteen sähköpostiin.
– Meillä on keskivertoa sirpaleisempi tietojärjestelmäympäristö, ja siihen nähden koen, että pirkanmaalaisen asukkaan osalta ja ammattilaisen, lääkärin tai sairaanhoitajan, näkökulmasta on mennyt isossa kuvassa aivan ok.
Järjestelmistä muutoksen kohteena alueella oli vuodenvaihteessa Lapin ja Keski-Suomen tavoin esimerkiksi hallinnon, talouden, henkilöstön ja asianhallinnan sekä verkkosivustoihin liittyviä järjestelmiä.
Aamulehti kertoi kuun alussa, että hyvinvointialueella käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksiin liittyviä ongelmia oli noin 2 000 työntekijällä ja että it-tuki oli ruuhkautunut. Paria päivää myöhemmin lehti uutisoi, että sen kyselyyn vastanneet hyvinvointialueen työntekijät moittivat eritoten toimimatonta tietotekniikkaa ja it-tuen puutetta. Kyselyyn vastasi runsaat 50 työntekijää.
Lehmuksen mukaan tilanne on parantunut kahden viikon aikana.
– Ei voi sanoa, että kaikki on maalissa, mutta saadaan koko ajan hallittua. Varmaan tunnuksiin liittyen onkin ollut paljon hakusessa vuodenvaihteessa, kun meilläkin on paljon määräaikaisia ja vaihtuvuutta.
Lehmus ei osaa sanoa tarkkaa arviota siitä, kuinka montaa työntekijää käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksiin liittyvät ongelmat yhä koskevat, mutta hän vakuuttaa, että määrä on saatu selvästi aiempaa pienemmäksi.
It-tuen osalta Lehmus sanoo, että vielä ei olla "tilanteessa, jossa haluaisimme olla", mutta työjonoa on saatu purettua ja vastausajat ovat tällä hetkellä kohtuullisia.
Lehmuksen mukaan järjestelmien muutoksista aiheutuneet ongelmakohdat eivät ole vaikuttaneet asiakastyöhön.
Varsinais-Suomessa päivittäin noin tuhat it-tukipyyntöä
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen tietohallintojohtaja Jari Poromaan mukaan aivan viime aikoina tietojärjestelmien muutokset ovat aiheuttaneet lähinnä juuri it-tukipalvelun ruuhkautumista. Suurempia teknisiä ongelmia ei ole enää ilmennyt.
Toisin kuin Lapissa, Keski-Suomessa ja Pirkanmaalla, Varsinais-Suomessa järjestelmien yhtenäistäminen on aloitettu myös perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmistä. Alueen 27 kunnassa on ollut käytössä yhteensä 47 järjestelmää. Niiden lukumäärä on pudonnut tähän mennessä 15:een.
Toinen yhtenäistämiskokonaisuus on koskenut tukijärjestelmiä, kuten työvuorosuunnittelua ja taloushallinnon järjestelmiä.
Ensimmäisellä viikolla alueella oli muutamia ongelmia, jotka aiheuttivat tilapäisiä viiveitä asiakastyöhön. Alkukuusta it-tuelle osoitetut kysymykset ovat koskeneet ensi kädessä käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusasioita.
– Voittopuolisesti muutos on mennyt sujuvasti läpi, mutta valtavan paljon on it-tuen ja -tiedon tarvetta, kun on uusia ohjelmia ja uusia työasemia.
It-tukeen otetaan Poromaan mukaan päivittäin yhteyttä noin tuhat kertaa ja tukipyynnöistä noin 800–900 saadaan ratkaistua joka päivä. Poromaa ennakoi, että tammikuun aikana ruuhka purkautuu.
– Varsinais-Suomessa lähdettiin vähän kauempaa liikkeelle. Täällä on ollut hyvin vähän yhteistyötä aiemmin kuntien kesken. Millään muulla alueella ei ole ollut niin montaa potilastietojärjestelmää käytössä.
Hus: Ei laajavaikutteisia ongelmia
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (Hus) tietohallintojohtaja Harri Karjalainen kertoo, että Husin it-tukipalvelut eivät ole ruuhkautuneet ennakoitua enempää. Sote-uudistuksen mukanaan tuomiin järjestelmämuutoksiin oli varauduttu lisäresursoimalla it-tukihenkilöstöön, ja ilmenneet tietojärjestelmäongelmat on saatu ratkaistua nopeasti.
– Pieniä risauksia on ollut, mutta käytännössä ne eivät ole juurikaan näkyneet käyttäjille. Mitään laajavaikutteisia ongelmia ei ole tapahtunut Husin näkökulmasta.
Husia sote-uudistus koskee tietojärjestelmien näkökulmasta erityisesti hyvinvointialueiden kanssa tehtävän yhteistyön kannalta, eli käytännössä tässä vaiheessa esimerkiksi sähköisen tiedonkulun osalta eri alueiden välillä.